用EXCEL实现记录输出的种种方法

笔者作为教务工作者，是通过学生成绩管理认识Excel 的，我深深体会到它是管理工作不可缺少的工具。它不但使用户摆脱了繁琐的抄抄写写算算，更让人们体会到自动化管理的风采，用它来管理学生成绩有独具一格的优越。

　　Excel 数据管理优势及问题

　　在Excel 中，表格是现成的，其行列无限，任意选取，行高列宽，调整方便，编号排序自动化。它具有表头列头隐藏及行列隐藏的功能，还具有自动计算功能，可以实现诸如以年级为单位乃至全校创建大表库，输入、输出、查询、检索、计算总分、求平均分等。应用表格菜单中高级筛选功能统计不及格人数，打印全年级补考名单一览表等。若求各科不及格名单，只须对该科成绩排序然后剪切粘贴到别的文件中打印即可。如果要求全部补考名单一览表，可通过综合应用Excel 的各种功能获得。首先，设置筛选条件，筛选出含有不及格科目者的名单，通过逐科排序删除及格分数，各科不及格分数名单一览表便历历在目。若再进一步使用count 函数，从上到下，从左到右一拖，各人补考多少科，各科补考多少人便可一目了然。求学科优秀生名单：应用排序和筛选功能即可获得。同理也可求得各分数段的学生人数和名单。

　　怎样实现单个记录的输出

　　至此，Excel 已经将其功能在学生成绩管理方面发挥得淋漓尽致，省却了我们无计其数的麻烦。但是，到此为止，学生成绩还只能以表格的方式输出，Excel 本身无法实现单个记录的输出！

　　那么，具体到个人的成绩———学生成绩家庭报告书、毕业生成绩单就只能人工抄写了吗？幸好，Microsoft 已让Office 的整套组件侍立待命、呼之欲出，启用它们，可以巧妙实现单个记录的各种输出。

　　实现逐记录输出的方法有如下三种：

　　一、将Excel 表格转化成Word 表格

　　通过插入空行、分割表格、复制表头等手段再加上手工切割等方法可获得逐个单条记录的输出(因为是手工完成，只宜用于记录较少且字段不多时偶尔使用)。具体操作如下：

　　1、用复制、粘贴等方法将Excel 表转换成Word 表格。

　　2、将光标移到需要输出的第一条记录的末端回车添空行，按Ctrl +Shift +En—ter 键分割记录，再回车若干次，造成记录之间有足够的空间以便于剪切。

　　3、将表头复制、粘贴到第二条记录顶部的空格中。以下如法炮制即可。

　　二、通过Word 的邮件合并功能实现

　　作法如下：

　　1、打开Word ，创建主文档。设计成绩单的页面为主文档，将Excel 成绩表上的字段名输入。

　　2、打开“工具”栏，选“邮件合并”，依次点击→主文档→创建→套用信函→活动窗口。

　　3、选取数据源，打开Excel 的成绩表。

　　4、在邮件合并帮助器的“获取数据”按钮下点击“打开数据源”，选取文件。

　　5、插入合并域。逐一指定插入的对应位置，在邮件合并帮助器的左上角点击插入合并域。再点击工具栏的“邮件合并”按钮即大功告成，可以逐记录浏览或按指定记录浏览。

　　这种方法可实现每条记录的单页输出，效果很佳，既可全部打印，也可指定学号分别打印。(效果见图一)

　　三、在Access 中导入Excel 表格，实现记录输出

　　Access 是非常好用的数据库，单独运用它进行成绩管理也是可以的，但若综合利用两个软件的优点更见其巧妙。其操作如下：导入：打开Access ，选点“文件”→获取外部数据→导入，在“文件类型”中选点Excel ，然后选点文件名，导入，完成。

　　设计学生成绩标签：点击报表选项卡→新建→标签向导→点数据来源→确定；然后选标签类型(单列、双列、三列、自定义等)→下一步→设计标签布局，选字段，输入标签文本，确定变量位置→完成。经过预览，适当修饰(如加线条、边框、修改字体等)，便可完成，可打印供学生个人成绩单使用(打印效果见图二)。

　　设计毕业生成绩报告书：在Access 中导入Excel 表格，点击报表→报表向导，选定表源，点“完成”。

　　此时，还远不能算完成，因为，此时的报表还只是多字段式表，而我们所需要的是每个字段一页的表单，因此，还要作如下的设计：设计页面页眉的宽度和文字，将学号、姓名定位于这一栏，然后是主体设计，主体宽度，并将各学科成绩字段移入，并布置好主体页面、排列控件，以及有关落款项等。这一步是质量之关键，应精心设计。如不满意，还可通过“设计”一项继续修改，直到满意。打印效果类似图一(这一作法与邮件合并效果相同，但操作过程似乎不如邮件合并简洁)。

　　至此，要进行个别学生的成绩单打印输出，都只在鼠标的一点一击之间。

　

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